Μια συνοδευτική επιστολή αποτελεί ένα σημαντικό εργαλείο για εσένα που αναζητάς μια θέση εργασίας, μια υποτροφία ή υποψηφιότητα για συμμετοχή σε μεταπτυχιακό/διδακτορικό πρόγραμμα. Σκοπός της συνοδευτικής επιστολής είναι να προκαλέσει το ενδιαφέρον του υποψήφιου εργοδότη έτσι ώστε να προχωρήσει στη μελέτη του βιογραφικού σου και εντέλει να σε καλέσει σε συνέντευξη.

Για να συντάξεις μια αποτελεσματική συνοδευτική επιστολή, θα χρειαστεί να λάβεις υπόψη τα παρακάτω:

Απευθύνσου στον υπεύθυνο προσλήψεων

Όποτε είναι δυνατόν, απευθύνσου ονομαστικά στον υπεύθυνο προσλήψεων στη συνοδευτική επιστολή σου. Έτσι δείχνεις ότι έχεις αφιερώσει χρόνο για να ερευνήσεις την εταιρία και ότι έχεις πραγματικό ενδιαφέρον για τη συγκεκριμένη θέση. Εάν δεν μπορείς να βρεις το όνομα του υπεύθυνου προσλήψεων, χρησιμοποίησε μια επίσημη επαγγελματική προσφώνηση, όπως «Αξιότιμε κύριε ή κυρία, θα ήθελα να εκφράσω το ενδιαφέρον μου» ή «Προς κάθε ενδιαφερόμενο». Εάν είχες στο παρελθόν προσωπική επαφή με τον παραλήπτη της συνοδευτικής επιστολής, ανάφερέ το. Μπορείς να αναφέρεις πώς γνωριστήκατε, τη διάρκεια της γνωριμίας σας και οποιαδήποτε άλλη σχετική πληροφορία.

Αντικειμενικότητα

Συντάσσοντας μια συνοδευτική επιστολή, να είσαι αντικειμενικός και να παρουσιάζεις δεδομένα που βασίζονται σε πραγματικές καταστάσεις τις οποίες όντως έχεις βιώσει, είτε στην εργασιακή είτε στην κοινωνική σου ζωή. Απόφυγε υπερβολικές ή αόριστες δηλώσεις και επικεντρώσου στα προσόντα σου και στα επιτεύγματά σου.

Δομή και συνοχή

Σύνταξε την επιστολή με μια σαφή και συνεπή δομή. Ξεκίνησε με μια εισαγωγή που περιγράφει τη σχέση σου με την εταιρία ή τη θέση εργασίας που σε ενδιαφέρει. Στη συνέχεια, ανάφερε τις κύριες ικανότητες, εμπειρίες και προσόντα σου παρέχοντας συγκεκριμένα παραδείγματα.

Επικαιροποίηση

Βεβαιώσου ότι η συνοδευτική επιστολή είναι επικαιροποιημένη. Ανάφερε την ημερομηνία σύνταξης της επιστολής και παρουσίασε πρόσφατα στοιχεία σχετικά με τις δραστηριότητες ή την κοινωνική σου δράση καθώς είναι ιδιαίτερα σημαντικό το κοινωνικό αποτύπωμα που αφήνεις.

Δομή και περιεχόμενο συνοδευτικής επιστολής

Η συνοδευτική επιστολή θα περιέχει:

• προσωπικά στοιχεία του αποστολέα
• ημερομηνία αποστολής
• στοιχεία του παραλήπτη
• πρόλογο
• κυρίως μέρος
• επίλογο

Τι να προσέξεις κατά τη σύνταξη μιας συνοδευτικής επιστολής

• Να είναι περιεκτική και να μην ξεπερνάει σε έκταση τη μία (1) σελίδα Α4.
• Να έχει τη διάρθρωση μιας επιστολής.
• Να απευθύνεται σε συγκεκριμένο πρόσωπο από την εταιρία.
• Να αντανακλά το προσωπικό ύφος του συντάκτη της.
• Να απαντά στο βασικό ερώτημα: «Γιατί να με επιλέξουν;»
• Να είναι κάθε φορά προσαρμοσμένη στον αποδέκτη.
• Κράτησε αντίγραφο των επιστολών που στέλνεις.
• Να φαίνεται όσο το δυνατόν πιο ξεκάθαρα ότι η συγκεκριμένη επιστολή γράφτηκε ειδικά για την εν λόγω εταιρία.

Τι να αποφύγεις κατά τη σύνταξη μιας συνοδευτικής επιστολής

• Απόφυγε κλισέ, πλεονασμούς και υπερβολές.
• Απόφυγε κολακείες για τον παραλήπτη ή την εταιρία/πανεπιστήμιο που εκπροσωπεί.
• Μη δείχνεις ότι βρίσκεσαι σε απόγνωση ή ότι είσαι ανυπόμονος.
• Μην αντιγράφεις αυτούσια τα δείγματα συνοδευτικών επιστολών (templates).
• Έλεγξε τη συνοδευτική σου επιστολή για τυχόν ορθογραφικά ή συντακτικά λάθη.
• Μη μεταφέρεις αυτούσια τμήματα του βιογραφικού σου σημειώματος στη συνοδευτική επιστολή. (Η συνοδευτική επιστολή είναι διαφορετικό έγγραφο από το βιογραφικό σημείωμα. Δεν αποτελεί ένα δεύτερο, πιο συνοπτικό CV.)

Υπόδειγμα συνοδευτικής επιστολής

Προς: (όνομα υπεύθυνου προσλήψεων)

(όνομα εταιρίας)

Αθήνα, 25/05/2023

Αγαπητέ/ή (όνομα υπεύθυνου προσλήψεων),

Ελπίζω αυτή η επιστολή να σας βρίσκει καλά. Με μεγάλη χαρά απευθύνομαι σε εσάς εκφράζοντας το ενδιαφέρον μου για πρόσληψη στη(ν) (όνομα εταιρίας). Αντιλαμβάνομαι τη σημασία που έχει για εσάς η επιλογή του κατάλληλου υποψηφίου για τη συγκεκριμένη θέση εργασίας, και πιστεύω ότι μπορώ να ανταποκριθώ στις απαιτήσεις και τις προσδοκίες της εταιρίας σας.

Έχοντας (αναφέρεις την εκπαίδευση ή την εργασιακή εμπειρία σου που είναι σχετική με τη θέση για την οποία κάνεις αίτηση), έχω αναπτύξει ισχυρές δεξιότητες στον τομέα αυτό και έχω αποκτήσει γνώσεις που είναι απαραίτητες για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων. Παράλληλα, η προηγούμενη εργασία μου σε (περίγραψε τον ρόλο ή τις ευθύνες σου σε προηγούμενη θέση εργασίας) με βοήθησε να αναπτύξω τις ικανότητές μου στη(ν) (ανάφερε κάποιες σχετικές δεξιότητες ή ικανότητες, όπως η ικανότητα προβληματισμού, η ομαδική εργασία, η επικοινωνία κ.λπ.).

Γνωρίζω ότι η (όνομα εταιρίας) αναζητά υψηλά καταρτισμένους επαγγελματίες που μπορούν να συμβάλουν στην ανάπτυξή της και να επιτύχουν τους στόχους της. Με το πάθος μου για τον τομέα (ανάφερε τον τομέα της εταιρίας, όπως τεχνολογία, μάρκετινγκ, χρηματοοικονομικός τομέας κ.λπ.), πιστεύω ότι θα μπορούσα να συμβάλω στην επιτυχία της εταιρίας.

Είμαι έτοιμος να αναλάβω πρόσθετες ευθύνες και να ανταποκριθώ στις προκλήσεις που προκύπτουν καθημερινά στον επαγγελματικό χώρο. Επιπλέον, είμαι άτομο με ηθική και αξίες, που θα συμβάλει στη διατήρηση της εταιρικής κουλτούρας και των αρχών της (όνομα εταιρίας).

Εφόσον με επιλέξετε και προχωρήσουμε στο στάδιο της συνέντευξης, θα έχουμε την ευκαιρία να συζητήσουμε σχετικά με τις δεξιότητές μου ώστε να συμβάλω στην ανάπτυξη της εταιρίας σας. Είμαι σίγουρος ότι θα μπορέσω να αποδείξω την αφοσίωσή μου και την ικανότητά μου να ανταποκριθώ στις προσδοκίες σας.

Σας ευχαριστώ για τον χρόνο σας και την ευκαιρία που μου δίνετε. Θα αναμένω νέα σας.

Με εκτίμηση,

(το όνομά σας)

(Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)

(Τηλέφωνο)

Τέλος, είναι σημαντικό να ζητήσεις τη βοήθεια ενός δικού σου ανθρώπου πριν συντάξεις τη συνοδευτική σου επιστολή, γιατί ένα τρίτο μάτι είναι πάντα βοηθητικό. Μια καλή συνοδευτική επιστολή μπορεί να ενισχύσει σημαντικά τις πιθανότητες προκειμένου να σε καλέσουν σε μια συνέντευξη για εργασία, γι’ αυτό μην την αμελήσεις.

Ανδρέας Πετρόπουλος

Στέλεχος Ενημέρωσης & Υποστήριξης, skywalker.gr – Εργασία στην Ελλάδα

Share this post